Sistemas de Información para la Toma de Decisiones

El conocimiento de las capacidades de un sistema de información computarizado permite a la administración analizar en forma sistemática cada una de las tareas de una organización y compararlas con las capacidades de la computadora.

Las capacidades de un sistema de información gerencial son:

  • Procesamiento de transacciones por lote
  • Procesamiento de una sola transacción
  • Comunicación de datos y conmutación de mensajes
  • Entrada de datos y actualización de archivos remotos

¿Cómo utilizar la información para tomar decisiones?

Un SIG operativo es particularmente importante en el medio social y económico actual en el que los gerentes necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera, la satisfacción de los clientes y el control de calidad. Los directores mencionados no pueden tomar decisiones que aseguren la supervivencia, ampliación y rentabilidad de sus programas y organizaciones si el SIG no proporciona información completa, exacta y regular.

Estas importantes decisiones incluyen:

  • Selección apropiada de objetivos para fijar metas
  • Selección apropiada de formas de distribución de productos y servicios
  • Coordinación de actividades del sector público y privado
  • Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los productos y servicios
  • Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la satisfacción de los clientes

¿Cómo puede ayudar un SIG efectivo a un administrador?

Un SIG efectivo proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales.

Para determinar si un SIG es efectivo hay que contestar las siguientes preguntas:

  • ¿Se recolecta la información en forma continua y regular?
  • ¿Es confiable la información recolectada?
  • ¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización?
  • ¿Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentación?
  • ¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?

Funcionamiento de los Sistemas de Información Gerencial

¿Cómo funciona un SIG?

Reúne datos sobre la variedad de funciones de una organización lo que permite a un administrador planear, hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la empresa de manera integral. Un SIG no necesita ser completo, debe proporcionar las bases que se requieren para tomar decisiones. Los datos que se necesitan para la planificación, seguimiento y evaluación se tomarán de diversas fuentes.

¿De dónde viene la información gerencial?

Se origina en los distintos subsistemas de una organización tales como: la infraestructura de servicio, el departamento de personal, de finanzas, de administración de suministros, de infraestructura física, etc. La información llega en varios tipos de registros entre ellos: archivos, formularios, resúmenes mensuales, informes oficiales, encuestas y estudios especiales que son preparados por el personal en los diferentes niveles y departamentos.

Si la información es completa, exacta, regular, y puede ser integrada los gerentes podrán determinar si la empresa está logrando sus objetivos, si los recursos son utilizados eficiente y apropiadamente y si la organización se encuentra en el camino correcto para ayudar al país a alcanzar sus objetivos socioeconómicos, demográficos, etc.

¿Cómo desarrollar un efectivo SIG?

Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un SIG que produzca información integrada y completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema es generalmente una tarea organizacional de gran envergadura.

Sin embargo, aunque la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o de archivo pero pueden hacerse cambios marginales como: el mejoramiento en la exactitud de los datos, y la puntualidad de las fechas de informe e introducir medidas que aseguren que se hará el uso más completo de los datos existentes. De esta manera pueden hacerse mejoras evidentes en el SIG sin que esto represente una gran carga para la organización. Si el proyecto es grande es probable que se requiera trabajar estrechamente con el experto en SIG. En conjunto llevarán los pasos necesarios para obtener una idea general de todo el SIG, la manera en que funciona y lo que necesita mejorarse. Si el proyecto de SIG es pequeño el administrador puede responsabilizarse de este proceso.

Pasos para analizar un SIG:

  1. Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información
  2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización
  3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza
  4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse
  5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar instrumentos si es necesario
  6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores
  7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos
  8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información

El Análisis de Sistemas y los Sistemas de Información

Necesidad del Análisis y el Diseño de Sistemas

Pretende estudiar sistemáticamente la operación de ingreso de los datos, el flujo de los mismos y la salida de la información, todo ello dentro del contexto de una empresa en particular. Sirven para analizar, diseñar y fomentar en la operación de la empresa lo cual puede realizarse mediante el uso de sistemas de información computarizados.

Si un sistema se instala sin una planificación adecuada es muy probable que no sea satisfactorio y luego quede en el olvido.

Se conforman por una serie de procesos que al ejecutarse sistemáticamente mejoran la operación de un negocio mediante el uso de los sistemas de información computarizados. Una buena parte del trituló involucran al trabajo en colaboración con los usuarios actuales o eventuales de tales sistemas de información.

Definición de Sistemas de Información

G. Davis: Es un sistema hombre/máquina integrado que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización.

El concepto de sistema hombre máquina implica que algunas tareas las realiza mejor el hombre mientras que otras las hace mejor la máquina. Un sistema integrado está basado en el concepto de que debe haber una integración de datos y procesamiento. La integración de datos es ejecutada por la base de datos mientras que el procesamiento integrado es ejecutado por un plan general del sistema.

J. Senn: Es un sistema basado en el computador que procesa datos en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones. También es considerado como un medio organizado de proporcionar pasada, presente y futura relacionada con las operaciones internas y conocimiento externo de la organización.

J. Burch y F. Strater: Ensamblaje formal y sistemático de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para satisfacer los requerimientos, procesamiento de datos legales y transaccionales, proporcionar información a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificación, control y toma de decisiones y proporcionar una variedad de reportes que sean requeridos por entes externos.

Sistemas de Procesamiento de Datos

Son sistemas de información computarizados que se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información generada en las funciones administrativas, tales como la nómina o el control de inventarios. Liberan del tedio y la rutina a las tareas que se realizan manualmente, sin embargo el elemento humano sigue participando al llevar a cabo la captura de la información requerida.

Tales sistemas ejecutan periódicamente los programas de manera automática. Una vez preparados escasamente se requiere tomar decisiones. En términos generales ejecutan las actividades de carácter rutinario de las empresas.

Sistemas Expertos o Inteligencia Artificial

Tipo especial de sistema de información que tienen uso práctico en los negocios debido a la amplia disponibilidad de hardware y software. También llamado sistema basado en conocimiento, captura y en efecto utiliza el conocimiento de un experto para la solución de un problema particular de la organización.

A diferencia del sistema de apoyo para la toma de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solución al problema o el tipo específico de problemas. Los elementos básicos de un sistema experto son: la base de conocimientos y una máquina de inferencia que liga al usuario con el sistema, procesando sus solicitudes mediante lenguajes de programación especiales. Los llamados ingenieros de conocimiento captan el conocimiento de los expertos en un área específica, construyen un sistema computarizado para contener tales conocimientos y finalmente lo implementan.