Características de los Distintos Tipos de Sistemas de Información

Los sistemas de información (SI) son fundamentales para la gestión y operación de las empresas modernas. Se clasifican en varios tipos, cada uno con un propósito y un nivel de actuación específico:

Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS)

Un Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS) es un sistema computarizado que ejecuta y registra las transacciones ordinarias cotidianas necesarias para la conducción de la empresa. Ejemplos de estas transacciones incluyen la captura de órdenes de venta, reservas hoteleras, nómina y embarque de pedidos. El propósito principal de los sistemas en este nivel es responder a las preguntas rutinarias y dar seguimiento al flujo de transacciones de la organización.

Sistemas de Información Gerencial (MIS)

Los Sistemas de Información Gerencial (MIS) proporcionan a la gerencia intermedia informes sobre el desempeño actual de la organización. Esta información se utiliza para supervisar y controlar la empresa, así como para pronosticar su desempeño futuro. Los MIS dan servicio a gerentes interesados principalmente en resultados semanales, mensuales y anuales. Sin embargo, si es necesario, algunos MIS permiten a los gerentes ver datos por día o por hora.

Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS)

Los Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS) ayudan a la gerencia intermedia a tomar decisiones poco habituales. Se enfocan en problemas de naturaleza única y que cambian con rapidez, para cuya solución tal vez no haya un procedimiento totalmente predefinido. Aunque los DSS utilizan información interna de los TPS y de los MIS, con frecuencia ocupan información de fuentes externas, como precios accionarios actuales o precios de productos de los competidores. Estos sistemas utilizan varios modelos para el análisis de datos, o bien condensan grandes cantidades de datos de tal forma que su análisis sea sencillo para los encargados de tomar las decisiones.

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS)

Los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS) ayudan a la alta dirección a tomar decisiones estratégicas. Los ESS auxilian en las decisiones no rutinarias que requieren juicio, evaluación y comprensión, porque no hay un procedimiento convenido para llegar a una solución. Los ESS están diseñados para incorporar datos sobre eventos externos, como nuevas leyes impositivas o competidores, pero también extraen información resumida de los MIS y DSS internos. Filtran, comprimen y dan seguimiento a datos críticos, desplegando los datos de mayor importancia para los directores. Los ESS presentan gráficas y datos para los directores provenientes de muchas fuentes mediante una interfaz fácil de utilizar.

Alternativas de Organización para la Función de Sistemas de Información en la Empresa

Existen diversas formas de organizar la función de sistemas de información dentro de la empresa. A continuación, se describen tres alternativas principales:

A) Dentro de Cada Área Funcional

En esta disposición descentralizada, cada área funcional de la empresa tiene su propio departamento de sistemas de información y su propia administración, que generalmente reportan a un ejecutivo o director de información. Por ejemplo, el departamento de marketing podría tener su propio grupo de sistemas de información, al igual que manufactura y cada una de las restantes funciones empresariales. El trabajo del director de información (CIO) es revisar las inversiones y decisiones sobre tecnología de información en las áreas funcionales. La ventaja de este enfoque es que los sistemas se construyen de tal manera que se encargan directamente de las necesidades de las áreas funcionales. Sin embargo, el control central es tan débil y el peligro de construir muchos sistemas incompatibles es tan alto, que se pueden incrementar los costos a medida que cada grupo realiza sus propias compras de tecnología.

B) Como Departamento Independiente con un Control Central

En esta configuración, la función de sistemas de información opera como un departamento independiente, similar a los demás departamentos funcionales, con un personal vasto, un grupo de gerentes de nivel intermedio y un grupo de directores que se pelean por su parte de los recursos de la empresa. Este enfoque se presenta en muchas empresas grandes. Este departamento central de sistemas de información toma decisiones de tecnología para toda la empresa, lo cual da como resultado sistemas más compatibles y planes de desarrollo de sistemas a largo plazo más coherentes.

C) Representado en Cada División con un Control Central

Empresas grandes con múltiples divisiones y líneas de productos podrían permitir a cada división (como la de productos del consumidor o la de químicos y aditivos) operar su propio grupo de sistemas de información. Todos estos grupos divisionales de sistemas de información reportan a un grupo central de sistemas de información de mayor nivel y a un director corporativo de información. El grupo central de sistemas de información establece estándares a nivel corporativo, centraliza las compras y desarrolla planes de largo plazo para actualizar la plataforma de cómputo de la corporación. Este modelo combina una parte de independencia de las divisiones con una parte de centralización.