Técnicas de Planificación y Coordinación de Trabajos

Planificar y coordinar trabajos implica establecer metas, prioridades, acciones, plazos y recursos para realizar una tarea o proyecto. Este proceso requiere habilidades especiales para alinear las acciones de un equipo y alcanzar los objetivos de manera eficiente, con costes razonables y un máximo aprovechamiento de los recursos. Las metas y acciones deben ser previamente analizadas y no dejadas a la intuición o improvisación, siendo necesario emplear un método o plan lógico.

Capacidades para Planificar y Coordinar

Para planificar y coordinar se debe poseer capacidad para:

  • Anticipar los focos delicados de una situación o problema, verificando datos y buscando información externa.
  • Administrar diversos proyectos, estableciendo mecanismos de coordinación.
  • Establecer objetivos y plazos, definir prioridades y controlar la calidad del trabajo.
  • Anticipar obstáculos, vigilar el progreso de los objetivos, tener claridad sobre las metas y responsabilidades.
  • Definir sistemas de trabajo, establecer prioridades y tiempos, organizar las actividades diarias.
  • Evaluar el cumplimiento de los objetivos y corregir desviaciones.
  • Distribuir recursos humanos y técnicos.
  • Establecer objetivos parciales.

El Papel del Director y los Estilos de Dirección

El papel del director o coordinador es clave en la organización, ya que su actuación influye en los resultados y el clima laboral. En un entorno cambiante, debe ser capaz de renovar la empresa en aspectos materiales, humanos, organizativos y de dirección. Un buen directivo forma equipos, lidera, comunica, escucha y se asegura de que sus empleados entiendan y acepten sus ideas. Además, debe ser flexible y tener una gran capacidad de adaptación a los cambios del entorno.

Los estilos de dirección combinan dirección y liderazgo, dos conceptos distintos pero complementarios. La dirección se enfoca en planificar, dirigir y controlar al personal, mientras que el liderazgo busca influir en el comportamiento para alcanzar objetivos. Un directivo debe tener ambas cualidades, ya que sin liderazgo, la dirección pierde eficacia, y sin dirección, el liderazgo puede desorientar a la empresa.

Líder Formal vs. Líder Informal

El líder formal es el director designado por la organización, mientras que el líder informal surge espontáneamente entre el grupo. Dirigir una empresa implica guiarla hacia un objetivo, utilizando los recursos adecuados para asegurar su prosperidad.

Principales Estilos de Dirección

Existen varios estilos de dirección:

  • Estilo Laissez-faire o “dejar hacer”: Hay ausencia de liderazgo y el grupo toma decisiones libremente. El jefe solo proporciona información, pero no interviene ni guía, lo que genera un ambiente algo caótico. Este estilo solo funciona con equipos muy motivados e implicados.
  • Estilo Democrático: El jefe orienta, apoya y plantea ideas, pero las normas se discuten y deciden en grupo, aunque la decisión final recae en él. Busca crear un clima de confianza y juzga el trabajo con objetividad.
  • Estilo Participativo: La responsabilidad se comparte con los subordinados, incluyéndolos en la toma de decisiones. Aunque los jefes tienen la última responsabilidad, fomentar la participación mejora la confianza y tiene varios beneficios, como mayor satisfacción, rendimiento, motivación, calidad y comunicación, además de reducir conflictos, estrés, rotación y absentismo laboral.
  • Estilo Paternalista: El jefe prioriza los intereses personales sobre los de la organización, tomando decisiones sin consultar a los demás. Su actitud hacia los subordinados es protectora, interesándose por su bienestar personal y profesional, como lo haría un padre.
  • Estilo Burocrático: La organización está jerarquizada y regida por normas que prevalecen sobre las personas, lo que bloquea la comunicación.
  • Estilo Autocrático: El jefe impone normas y toma decisiones sobre actividades a corto plazo. Elabora estrategias, planifica y asigna tareas, exigiendo disciplina y obediencia. Su actitud es firme y enérgica, sin participar activamente en el grupo, pero puede alabar o criticar el trabajo de los miembros.

Técnicas de Evaluación de Resultados

Los progresos de un grupo de trabajo deben ser revisados regularmente para establecer nuevas metas y evaluar los rendimientos individuales y grupales. Para el control, se utilizan sistemas informáticos, que ahorran tiempo y permiten una interpretación precisa de los resultados. El director del grupo debe encargarse de este proceso.

Medidas de Integración y Adaptación de Nuevos Miembros

Las empresas deben ofrecer una buena acogida al personal contratado para facilitar su integración. Esto implica un plan de acogida que incluya la socialización, información sobre el objetivo de su contratación, las funciones a desarrollar y los recursos disponibles. Dado que los nuevos empleados suelen ingresar con incertidumbre y temores, esta etapa de bienvenida es crucial para que la incorporación sea gradual, sin traumas y efectiva.

El éxito del trabajo de un nuevo empleado depende en gran medida del plan de acogida, que debe incluir las siguientes etapas:

  1. Presentación: Bienvenida al nuevo empleado y presentación de los miembros de la empresa.
  2. Incorporación: Introducción al puesto, funciones y responsabilidades asignadas.
  3. Formación: Actualización o ampliación de conocimientos si es necesario para el puesto.
  4. Rotación de puestos: Asignación de otros puestos para comprender las interrelaciones dentro de la empresa.
  5. Evaluación: Revisión de si las expectativas de la empresa y del empleado se están cumpliendo, para realizar ajustes si es necesario.

Problemas del Trabajo en Equipo: Causas y Medidas Correctoras

El trabajo en equipo tiene grandes beneficios, pero también puede generar conflictos. Sin embargo, si se manejan adecuadamente, estos pueden mejorar la comunicación entre las partes. Para gestionar los conflictos, es crucial entender sus causas. Según los psicólogos Art Bell y Brett Hart, una de las principales fuentes de conflicto en el trabajo es el conflicto de recursos, cuando varias personas necesitan el mismo recurso (como una fotocopiadora o el tiempo de un compañero). Para evitarlo, es importante mantener una comunicación transparente y priorizar las necesidades del equipo sobre las individuales.

El conflicto de estilos surge cuando personas con diferentes formas de trabajar deben colaborar en equipo. Para evitarlo, es importante asignar roles de trabajo según el estilo de cada persona, utilizando herramientas como los tests de personalidad, como el de Myers Briggs.

El conflicto de percepciones ocurre cuando una misma situación es interpretada de manera diferente por los miembros del equipo. Para prevenirlo, es crucial mantener una buena comunicación y abordar abiertamente, de forma respetuosa, incluso los aspectos negativos.

El conflicto en las metas ocurre cuando los objetivos son contradictorios entre sí, como cuando una persona recibe órdenes opuestas de distintos superiores. Para evitarlo, es necesario definir claramente los objetivos en toda la organización y en cada área específica, y abordar cualquier contradicción de manera abierta con las áreas correspondientes.

El conflicto por presión surge cuando el tiempo es limitado para completar una tarea, lo que aumenta la probabilidad de conflictos. Para prevenirlo, los proyectos deben ser bien planificados para evitar la sobrecarga de trabajo cerca de las fechas de entrega. Si esto no es posible, se debe evaluar la posibilidad de posponer las tareas.

El conflicto de roles ocurre cuando una persona debe realizar una tarea fuera de sus responsabilidades habituales o cuando considera que otra persona debería hacerla. Para evitarlo, es esencial explicar claramente las razones detrás de la asignación de tareas.

El conflicto por diferencias en los valores personales surge cuando los valores de un empleado no coinciden con los de la organización, lo que puede generar conflictos al realizar ciertas tareas. Para prevenirlo, es importante considerar los valores personales al seleccionar a los miembros del equipo y fomentar un ambiente de confianza donde estos temas puedan discutirse abiertamente.

Los conflictos causados por políticas impredecibles ocurren cuando las políticas de la organización no se aplican de manera consistente, lo que puede generar malestar si alguien percibe que las normas benefician a otros de manera injusta o si una política cambia sin explicación. Para evitar estos conflictos, es crucial mantener una comunicación clara y directa con todo el equipo u organización.