Gestión y Control del Personal

El control del personal es el proceso por el que se determina si los resultados observados son acordes con lo planificado y, si no es así, establecer las medidas correctivas pertinentes para no reincidir en los errores cometidos. Mediante el control del personal se pretende:

  • Detectar las causas que originan desviaciones en los objetivos marcados.
  • Establecer medidas para corregir las desviaciones.
  • Incrementar la productividad, tanto en cantidad como en calidad, puesto que evitará la repetición de errores.

Auditoría de Recursos Humanos

La auditoría de RRHH es una evaluación sistemática de todas las funciones de RRHH. Su objetivo es detectar y corregir posibles desviaciones.

Áreas Clave de Control

Reclutamiento y Selección

  • Integración en la empresa del nuevo personal.
  • Productividad del personal contratado.
  • Despidos y sus causas.
  • Bajas voluntarias.
  • Causas de no renovación de contratos.

Gestión de Personal

  • Absentismo.
  • Número de productos deteriorados.
  • Reclamaciones de clientes, quejas de subordinados, compañeros, otros mandos…
  • Informes de cumplimiento de objetivos.

Formación y Desarrollo

  • Mejoras de productividad.
  • Desarrollo de carreras profesionales.

Motivación

  • Encuestas de clima laboral.
  • Estudios de absentismo y cumplimiento de horarios.
  • Conflictos laborales y personales.
  • Buzones de quejas y sugerencias.
  • Evolución de la productividad.

Retribución

  • Estudios comparativos con otras empresas similares del sector y el entorno.
  • Incentivos para incrementar la productividad.
  • Dificultad de las tareas de los puestos.

Seguridad e Higiene

  • Índices de accidentes laborales.
  • Estudios de absentismo por enfermedades profesionales, fatiga y estrés.
  • Quejas y sugerencias.

Tipos de Controles

Control de Asistencia

  • Absentismo justificado y no justificado.
  • Control de horario: Asistencia y presencia.

Utilización de Internet

  • Reducción de la productividad.
  • Entrada de virus y software malicioso.
  • Posible fuga de información corporativa confidencial.

Control de Correo Electrónico

Una inspección del correo electrónico debe realizarse en las oficinas, en horario laboral y en presencia del trabajador y de un representante de los trabajadores.

Video – Vigilancia

No deben vulnerar la intimidad de los trabajadores. Se debe tener en cuenta la idoneidad, necesidad y proporcionalidad.

Proceso de Control

Indicadores y estándares: Objetivos expresados en cantidades. Seguimiento del desempeño: Obtención de información. Comparación: Estándares vs desempeño. Corrección de desviaciones y retroalimentación: Mejora de estándares y medios de control.

Expediente Personal

El expediente personal es el conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador: Formación, puestos de trabajo desempeñados, funciones, tipos de contratos laborales que ha tenido, etc… El expediente en papel consta de los siguientes elementos:

  • Carpetilla: Contenedor físico en el que se guarda el expediente.
  • Documentación: Diferentes tipos de documentos que lo forman.
  • Extracto o resumen: Relación de los documentos de que consta.

Ejemplos de Documentación en el Expediente

Relativa a la Incorporación

  • Carta de presentación del candidato.
  • Currículo y ficha de datos personales.
  • Resultados de las pruebas de selección.
  • Resultado del examen médico (apto o no apto).
  • Informe de la entrevista de selección.
  • Copia del título de estudio acreditados para el puesto de trabajo.
  • Otros títulos de estudios oficiales realizados.
  • Copia del contrato de trabajo.
  • Copia de la documentación de la Seguridad Social.
  • Documento de vida laboral.

Relativa a la Formación y Desarrollo

  • Cursos de formación permanente realizados en la empresa.
  • Cursos de formación permanente realizados en instituciones públicas y privadas.
  • Informes de los mandos sobre el desempeño de las tareas.
  • Amonestaciones y sanciones.
  • Extinción de los contratos. Se anotará la fecha y la causa de la extinción, así como información acerca de si fue indemnizado y algún comentario al respecto.
  • Informe de la “entrevista de salida”, cuando sea el trabajador quien extinga su contrato voluntariamente.

El Expediente Digital

Las empresas suelen digitalizar el expediente personal de sus trabajadores con programas informáticos diseñados para ello o bien mediante bases de datos adaptadas a sus necesidades. El sistema de digitalización debe garantizar la integridad del expediente, la conservación y la protección de los datos de carácter personal. La digitalización no excusa de la obligación de conservar algunos de los documentos en formato papel y respetar los plazos establecidos en las diferentes normas jurídicas.