¿Qué hacen los administradores?

Los administradores hacen cosas a través de otras personas. Toman decisiones, asignan recursos y dirigen las actividades de los demás para conseguir metas. Los administradores hacen su trabajo en una organización. Entonces, las personas que supervisan las actividades de los demás, y que son responsables de alcanzar las metas organizacionales son los administradores, llamados así especialmente en las organizaciones sin fines de lucro. En las empresas suelen llamarse gerentes o directores.

Funciones de la organización

Los administradores desempeñan 4 funciones básicas:

Planear

Proceso que implica definir las metas de la organización, establecer la estrategia general para alcanzarlas y preparar planes para integrar y coordinar las actividades.

Organizar

Proceso que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién va a hacerlas, cómo se agrupan, quién reporta a quién y dónde se toman las decisiones.

Dirigir

Los administradores deben motivar a los empleados, regir las actividades de los demás, elegir los mejores canales de comunicación o resolver conflictos entre los miembros.

Controlar

Los administradores deben supervisar el desempeño de la organización. El desempeño real debe compararse con las metas fijadas con antelación. Si hay desviaciones significativas, es tarea del administrador hacer que la organización regrese al camino correcto.

Habilidades del administrador

Para alcanzar sus metas, los administradores necesitan tener ciertas habilidades.

Habilidades técnicas

Comprende la capacidad de aplicar conocimientos especializados, por ejemplo, habilidades de contabilidad, programación de computadoras, ingeniería, etc.

Habilidades humanas

Se refiere a la capacidad de trabajar con otras personas, comprenderlas y motivarlas, tanto en forma individual como grupal. Muchas personas son diestras en los aspectos técnicos pero incompetentes en el trato con los demás.

Habilidades conceptuales

Los administradores deben poseer la capacidad mental de analizar y diagnosticar situaciones complicadas. Estas requieren habilidades conceptuales. Por ejemplo, para tomar decisiones, los administradores deben detectar los problemas, encontrar soluciones, evaluarlas y escoger la mejor. Los administradores pueden tener capacidades técnicas y de trato personal, y sin embargo, fracasar por una incapacidad de procesar e interpretar racionalmente la información.

El proceso administrativo

Cuando se consideran por separado, la planificación, la organización, la dirección y el control son funciones administrativas, pero cuando se toman en conjunto conforman el proceso administrativo. Las funciones de organización y dirección suelen conformar el concepto de gestión. La planificación, la gestión y el control constituyen un proceso continuo. Este proceso es un sistema en el que el todo es mayor a la suma de las partes. La planificación, la gestión y el control no constituyen entidades separadas, aisladas, sino que son elementos interdependientes que interactúan y ejercen fuertes influencias recíprocas. Este sistema es abierto, está inmerso en un contexto con el cual existe una relación de influencia mutua.

El planeamiento

Las empresas no funcionan improvisadamente. El planeamiento consiste en proyectar un futuro deseado y buscar los medios más efectivos para conseguirlo: mediante este instrumento el administrador intenta controlar el futuro de la organización. Ningún plan es definitivo, sino que siempre está sujeto a una revisión. Según el nivel jerárquico donde se realiza, el proceso de planeamiento tiene diferentes nombres y características.

El proceso de gestión

Después de planificar el futuro deseado y la forma de alcanzarlo, hay que llevar dichos planes a la práctica. Gestionar consiste en hacer que las personas de la organización cumplan sus funciones para alcanzar los objetivos deseados. En el proceso de gestión cumple un rol muy importante:

  • La comunicación
  • El liderazgo
  • La toma de decisiones
  • La solución de conflictos

El proceso de control

Después de planificar el futuro deseado y ejecutado las decisiones tomadas se debe efectuar el control.

Cotejar – comparar – controlar = los resultados obtenidos con los resultados deseados.

Gestión = Planeamiento: la primera alternativa es que se hayan logrado efectivamente los resultados deseados. Es este caso, la información que brinda el proceso de control retroalimenta el sistema, indicando que no será necesario modificar el planeamiento.

Gestión ≠ Planeamiento: en este caso se pueden encontrar dos tipos de desvíos, y será necesario analizar el motivo de los mismos para determinar si es necesario aplicar medidas correctivas. Si las diferencias halladas se deben a casos fortuitos o hechos poco frecuentes (desvíos temporales) no será necesario modificar el planeamiento. Si las diferencias se mantienen en el tiempo (desvíos permanentes) será necesario tomar medidas correctivas que modifiquen el planeamiento.