1. Concepto y Función de las Reuniones

La reunión es un instrumento de trabajo vital en la empresa: satisface necesidades de relación interpersonal y permite conseguir mejores objetivos que el trabajo individual. Para que una reunión sea efectiva es necesario que esté bien preparada, que los elementos que influyen en su desarrollo (local, tiempo, asistentes, material de apoyo) hayan sido correctamente tratados y, especialmente, que el animador de la reunión conozca y aplique adecuadamente las técnicas de dinamización.

La reunión es una técnica que permite que personas con objetivos comunes intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas. Las reuniones tienen una doble vertiente, formal e informal. Cada vertiente cumple una función.

  • Vertiente formal: Las reuniones son un medio esencial para difundir informaciones, recoger opiniones, analizar y resolver problemas, tomar decisiones o trabajar en equipo.
  • Vertiente informal: Las reuniones satisfacen las necesidades humanas de contacto y afiliación.

2. Las Fases de una Reunión Laboral

Independientemente del tipo de reunión del que se trate, existen tres grandes fases: la preparación, el desarrollo de la reunión y el resumen/seguimiento.

2.1 Preparación

Frecuentemente se subestima la importancia de esta fase, pero se puede afirmar que aquí empieza la clave para conseguir que una reunión sea eficaz.

Preparación de la Reunión:

  • Elección del tema, objetivos u orden del día.
  • Preparación de la información (depende del tipo de reunión).
  • Determinación de los asistentes y su número (como norma general, se convoca a más de 5 personas).
  • Elección del local: Es fundamental la elección de un local cómodo, bien iluminado, sin ruidos, con disposición adecuada de las sillas, según el tipo de reunión y disponer de material y equipo auxiliar.
  • Convocatoria de la reunión: Fecha, hora, duración y lugar. Tema y objetivo. Lista de participantes y breve presentación de cada uno de ellos. Orden del día. Petición de confirmación de asistencia.
  • Determinar el tiempo: La duración aconsejada es de una o dos horas. En menos tiempo es difícil tomar decisiones y si se alarga, el cansancio y la fatiga conducen a enfrentamiento de posturas o falta de interés.

2.2 Desarrollo

Un elemento común al desarrollo de cualquier reunión, es el papel esencial que tiene el moderador, al que le corresponde guiar a los reunidos y finalizar la reunión.

Existen distintos tipos de preguntas que un moderador utiliza para guiar la reunión:

  • Pregunta general: Pregunta que el moderador lanza para que conteste quien quiera. Se usa para iniciar la reunión.
  • Preguntas directas: Se usa cuando nadie contesta y entonces se nombra a alguien en concreto para que este dé su opinión.
  • Preguntas abiertas: Preguntas que formula para que sean contestadas por todos, suele ir por turnos, y con un tiempo límite de respuesta.
  • Preguntas cerradas: Preguntas que requieren como respuesta un sí o un no.
  • Reformulaciones: Las utiliza cuando se siente obligado a aportar su criterio acerca del tema.

Hay tres tipos de reuniones posibles que se establecen en función de la información que se determine:

  • Reuniones de información descendente: Reuniones que convoca el moderador para transmitir información a los convocados, los reunidos tienen que tener escucha activa.
  • Reuniones de información ascendente: Reuniones convocadas para recoger información por parte de las personas que han sido reunidas.
  • Reuniones de debate: Requiere la participación de todos los convocados para debatir acerca de un determinado tema, es esencial el papel del moderador. Pasos:
    • Presentación de los asistentes.
    • Presentar el tema a tratar.
    • Debatir.
    • Cierre de la reunión.

3. Equipos de Trabajo

Los equipos de trabajo son grupos formales creados por las empresas para cumplir objetivos empresariales, y que funcionan de acuerdo a unas normas explícitas o implícitas, y donde además existe una relación jerárquica. Incorporarse a un equipo supone interaccionar con unas personas, cuando se constituye un equipo hay una serie de personas que tienen que interactuar adecuadamente.

3.1 Clasificación de los Equipos de Trabajo

  • Permanentes: Equipos que funcionan con continuidad, que siempre están constituidos. Los equipos permanentes pueden ser:
    • Directivos: Constituidos por las personas que elaboran los planes empresariales, definen los objetivos, toman las decisiones importantes.
    • Ejecutivos: Constituidos por personas que reciben la delegación de objetivos más específicos.
    • Técnicos: Personas que crean los productos empresariales o que desarrollan los procesos técnicos que se llevan a cabo.
    • Laborales: Constituido por personas que forman un equipo en base al principio de división del trabajo.
  • Temporales: Equipos que tienen una duración determinada, cumplen sus objetivos y luego desaparecen.
    • Puntuales: Cualquier equipo de trabajo que constituye la empresa para cumplir un objetivo único, y una vez cumplido el equipo desaparece.
    • Técnicos: Igual que los anteriores, pero de forma temporal.
    • Negociación: Suponen la existencia de al menos dos equipos que se crean para resolver conflictos o intereses contrapuestos, y una vez resuelta la situación de conflicto desaparecen.

3.2 Etapas de un Equipo de Trabajo

  • De inicio o inclusión: Etapa inicial donde se constituye el equipo. En esta etapa las personas tienen una actitud de observación.
  • De estructuración: Tiene lugar cuando el grupo empieza a definir los procedimientos de trabajo. En esta etapa se asignan funciones a los miembros del equipo. Durante esta etapa ya hay personas que empiezan a destacar.
  • De desarrollo: Esta etapa se alcanza solo cuando todos los componentes del equipo están plenamente integrados.
  • De producción: Etapa en la que el equipo está ya tan organizado, que sería la etapa más productiva. La eficacia de un equipo de trabajo se mide según el número de objetivos que se le van marcando. Esta eficacia depende de las habilidades y de los conocimientos que tienen las personas del grupo.

3.3 Principios de un Equipo de Trabajo

  • Liderazgo eficaz.
  • Objetivos claros y aceptados.
  • Relaciones interpersonales: Eliminar barreras personales.
  • Corregir desviaciones.
  • Afrontar conflictos.
  • Decisiones consensuadas.
  • Revisar funcionamientos.
  • Ser críticos.

3.4 Normas para el Moderador en la Etapa Central de la Reunión

  • Procurar que intervengan todas las personas.
  • Evitar que acaparen la discusión.
  • No tomar partido.
  • No juzgar, evaluar o ridiculizar.
  • Centrar la reunión en el objetivo.
  • Uso adecuado de las preguntas.
  • Recapitular progresos.
  • Tratar a cada participante según su manera de ser.

3.5 Tipos de Participantes en una Reunión

  • Activos: Los que están centrados, que están participando continuamente.
  • Tímidos: Son los que no intervienen porque les cuesta, porque no se atreven.
  • Distraídos: Los que en algún determinado momento de la reunión se distraen.
  • Preguntones: Los que tienen la costumbre de interrumpir al moderador intentando que dé su opinión.
  • Inactivos: Son los que no intervienen porque no les interesa la reunión.
  • Opositores: Son los que habitualmente no están de acuerdo con nada.

3.6 Roles Positivos en un Equipo de Trabajo

  • Líder: Personas que tienen buenas capacidades de expresión, comunicación, convicción e influencia en las tareas.
  • Coordinador: Persona que sincroniza las tareas del grupo, facilita las relaciones entre las personas, ordena el trabajo del grupo.
  • Investigador: Facilita al equipo datos e información.
  • Experto: Componente que tiene muchos conocimientos acerca de una tarea.
  • Dinamizador: Es el que anima a cumplir las tareas y objetivos.
  • Portavoz: Expone con objetividad el criterio del grupo, sus opiniones, y el resultado de la tarea que realicen.
  • Observador: Son capaces de detectar errores que se están cometiendo.
  • Jefe formal: Es el que tiene el poder oficial del grupo.

3.7 Roles Negativos en un Equipo de Trabajo

  • Dominador: Persona que intenta controlar a los demás e imponer su criterio.
  • Opositor: Persona que nunca está de acuerdo y siempre se opone al criterio de los demás.
  • Manipulador: Intenta orientar al equipo hacia sus objetivos personales.
  • Sumisos: Es el que se somete al criterio de los demás, es una persona insegura.
  • Retraído: Es el que no participa por falta de interés, ya que piensa que el objetivo se sacará más adelante.
  • Gracioso: Es el que desvía del objetivo con bromas.

4. El Acta

Documento donde se resumen las deliberaciones y acuerdos de las reuniones.