SOFTWARE DEL ORDENADOR

Cuando hablamos de informática debemos referirnos tanto al hardware del ordenador como al software. El hardware es el conjunto de elementos físicos del ordenador que se verán en sistemas operativos.
Se define el software de un ordenador como el conjunto de programas que es capaz de interpretar y ejecutar correctamente.
Según la función que desarrollan los programas, se clasifican en software de control, de tratamiento y de diagnóstico.
Software de control es un conjunto de programas, habitualmente gestionados por el ordenador, que se encarga del funcionamiento correcto de este.
Software de Tratamiento se refiere a los programas utilizados por el usuario y se puede dividir en software de programación y de aplicación.
El software de programación está formado por los programas y utilidades instalados en el ordenador. En la actualidad para ordenadores personales, no está formado sólo por programas y utilidades, editores de texto, intérpretes, compiladores, linkadores, etc, sino por un entorno integrado de desarrollo en el que están contenidas todas esas herramientas y algunas otras de gestión del sistema operativo, desarrollo y documentación de proyectos y diseño visual de formularios e informes.
El software de aplicación está formado por programas, que permiten el tratamiento de la información, el diseño gráfico, las comunicaciones e incluso de juegos. Cuando varios programas con distinta funcionalidad han sido diseñados para trabajar en común, compartir datos y poseen una apariencia similar, se les llama paquete integrado.
Dentro del software de aplicación se encuentran además los programas de diseño asistido por ordenador .
El software de diagnóstico y protección es el conjunto de programas relacionados con el mantenimiento, detección y corrección de errores, tanto en el software ( como en el Hardware.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

las organizaciones crean sistemas de información que ayuden a lograr los objetivos de la compañía.
Antes de ofrecer una definición del concepto de sistema de información comenzaremos por definir los términos que lo constituyen: sistema e información.

EL CONCEPTO DE SISTEMA

El diccionario de la Real Academia Española nos dice que sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo A partir de esta definición, podemos identificar cuáles son los principales elementos presentes en cualquier sistema:
Los componentes del sistema.
Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema.
El objetivo del sistema.
El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual está ubicado.
Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo que constituye el entorno.

CONCEPTO DE INFORMACIÓN

Cuanto más grande y complejo es un sistema, más importante es la comunicación de información entre sus componentes, ya que se deben coordinar para la consecución de su objetivo. Disponer de la información adecuada significa poder tomar las decisiones más apropiadas para cada situación.
Los datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc. Por el contrario, la información implica que los datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos, por lo que, en cierto modo, los datos se pueden considerar la materia prima para obtener información. Debemos aclarar que entendemos por procesamiento el situar los datos en un contexto determinado o complementar su significado incompleto. la información estimula a la acción y que su valor reside en que permite decidir mejor, ya que la decisión es el paso previo para toda acción.
Llamamos calidad de información al conjunto de cualidades que, además de la capacidad de disminuir la incertidumbre, ayudan al receptor a tomar la decisión más ventajosa. Estas propiedades son las siguientes
Es relevante para el propósito de la decisión o el problema considerado.
Es lo suficientemente precisa, es decir, exacta con la realidad, para que se pueda confiar en ella. Conviene resaltar que, en la realidad, no existe la precisión absoluta, sino niveles de precisión: un mayor nivel exige un mayor coste en la recogida de la información.
Es lo suficientemente completa para el problema. Lo ideal es poder contar con toda la información relevante para la decisión, pero esto nunca ocurre en el mundo real.
Se comunica a la persona adecuada para la decisión.
Se comunica a tiempo para que pueda ser útil.
Llega al nivel de detalle más adecuado.
Es comprensible para el receptor.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Toda empresa, grande o pequeña, necesita una infraestructura para poder desarrollar sus actividades. Esta estructura organizativa suele descansar en una red de funciones que hay que desarrollar y que, entre otras, incluye a las siguientes:
Controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros, del dinero, a través de la función (o sistema) contable y de gestión económica.
Comercializar de manera óptima los productos o servicios.
Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: se trata de la función o departamento de producción.
Pero es muy difícil que todas estas funciones y actividades se puedan realizar con eficacia sin coordinarse entre sí mediante la gestión y la intercomunicación de información de buena calidad. Por ello, las organizaciones incluyen una infraestructura para coordinar los flujos y los registros de información necesarios para desarrollar sus actividades. El sistema dedicado a este cometido es el que se denomina sistema de información de la empresa.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Para comprender mejor el concepto de SI, debemos también conocer los elementos que lo componen. Existe unanimidad en la bibliografía sobre SI en designar como componentes de un sistema a los siguientes
Los procedimientos y las prácticas habituales de trabajo que se siguen al ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. El SI existe porque debe dar un soporte a la gestión de información que hay que proporcionar en función de todas estas formas de trabajar.
La información. Es el elemento fundamental del sistema y su razón de ser. Se debe adaptar a las personas que la manejan y al equipo disponible, según los procedimientos de trabajo que la empresa ha creado para que las actividades se realicen de forma eficaz.

Las personas o usuarios. Se trata de individuos o unidades de la organización que introducen, manejan o usan la información para realizar sus actividades en función de los procedimientos de trabajo establecidos.
E1 equipo de soporte para la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de información. Constituye la parte más visible del SI, su realidad física y tangible.
El SI, como ya se ha comentado, debe estar al servicio de los objetivos generales de la empresa. Para lograr dichos objetivos, la organización y sus individuos adoptan las maneras de trabajar que resultan más útiles y eficaces. Estas prácticas de trabajo marcan:
Qué información se necesita.
Qué equipo se precisa para un trabajo eficaz.
Pero las relaciones también funcionan en sentido inverso. Los procedimientos se deben adaptar a los elementos disponibles:
Así, no pueden implicar el uso de información de la que no se puede
disponer.

Las prácticas de trabajo obligan a la gente a adoptar una cierta manera de actuar, pero deben, a su vez, adaptarse a las características de las personas implicadas para ser eficaces.
Por último, evidentemente, los procedimientos deben acomodarse al equipo 0 tecnología existente.

PRINCIPIOS GENERALES DE LOS SISTEMAS

Los sistemas pueden diferir en varias cosas, pero también poseen muchas características comunes. El estudio de dichas características comunes se conoce como teoría general de sistemas.
Existen algunos principios generales de los sistemas que son de interés particular para quienes crean sistemas automatizados de información e incluyen los siguientes:

Cuanto más especializado sea el sistema, menos capaz es de adaptarse a circunstancias diferentes. Cuanto más general sea un sistema, menos óptimo será para una situación determinada; pero cuanto más óptimo sea para tal situación menos adaptable será a nuevas circunstancias.
Cuanto mayor sea un sistema, mayor es el número de sus recursos que deben dedicarse a su mantenimiento diario.
Los sistemas siempre forman parte de sistemas mayores y siempre pueden dividirse en sistemas menores. Este punto es importante por dos razones: primeramente, sugiere una forma obvia de organizar una sistema informático que estemos tratando de desarrollar, por el procedimiento de dividirlo en sistemas menores. Pero aún más importante es el hecho de que sugiere que la definición del sistema que estamos tratando de desarrollar es arbitraria; pudimos haber escogido un sistema ligeramente menor o mayor.
– Los sistemas crecen. No se puede suponer que un sistema ya hecho pueda permanecer estático.

DESARROLLO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN

Una aplicación es un conjunto de programas y otros elementos software que intentan resolver problemas o necesidades planteadas por las empresas. Estas aplicaciones generalmente plasman una o varias tareas de gestión que se desarrollan con un sistema de información determinado.
Para desarrollar una aplicación el primer paso deberá ser por lo tanto realizar un estudio sobre el sistema de información que queremos informatizar.

APLICACIÓN DE LAS TI A LOS SI

la solución óptima consiste en un SI que cuenta con una mezcla de actividades, con algunas partes o subsistemas automatizados y otras funciones que se siguen realizando manualmente. Por lo tanto, podemos distinguir entre lo que es el SI total y lo que es el SI o Sistema de Información Automatizado..
Por otra parte, el SI deberá contar con un soporte informático para poder funcionar. no debe confundirse informática y SI.
También existen algunos conceptos relacionados con los SI que, a veces, causan una cierta confusión respecto a su significado. Entre ellos podemos destacar los siguientes:
MIS, Sistema de Información para la Gestión. Las siglas MIS, muy utilizadas, hacen referencia a la parte del SI que no se dedica al procesamiento y tratamiento de las transacciones, sino a los niveles operativo, táctico y estratégico de dirección. Deben proporcionar a los directivos la información y la ayuda necesaria para tomar sus decisiones.
Los Sistemas de Apoyo a las Decisiones (DSS) constituyen un concepto similar al de MIS. En este caso, se supone que el MIS proporciona soporte a los directivos para las decisiones estructuradas, es decir, las que se realizan regularmente, con procesos bien definidos y en las que se sabe a priori qué información es necesaria para decidir.
Se habla de Sistemas de Procesamiento de transacciones para denominar la parte del SI dedicada al tratamiento de las operaciones rutinarias diarias o transacciones.
La automatización de un SI, a efectos informáticos, debe contemplar la elección del hardware y la configuración más adecuada de software de base y, por supuesto, la consecución de las aplicaciones software que permitan cubrir las necesidades de información que marca la estructura del SI. Para desarrollar cualquier tipo de software de manera profesional hace falta realizar una gran cantidad de actividades, entre las cuales, la programación es sólo una más y, quizás, no la más importante. A este conjunto de etapas y procesos necesarios para un buen desarrollo de software se le denomina ciclo de desarrollo desoftware.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN BÁSICOS EN LA EMPRESA

ESTRUCTURA DE UN SI

Aunque la estructura de los SI depende totalmente de la empresa u organización concreta a la que pertenezca, se puede identificar una base común que es bastante típica en la mayoría de las empresas. La estructura de casi todas las empresas se puede describir bastante bien mediante una pirámide en la que se puede distinguir una jerarquía de diversos niveles de actuación y gestión:
·Operaciones y transacciones. Este nivel incluye el procesamiento de las
actividades diarias o transacciones..etc Las transacciones
constituyen la mayor parte de las actividades cotidianas y suelen contar en
todas las empresas con características similares
Los procedimientos de tratamiento se comprenden bien y se pueden describir en detalle.
Aparecen pocas excepciones a los procedimientos normales.
Hay un gran volumen de transacciones.
-Existe una gran similitud entre transacciones.
Los procedimientos de procesamiento de transacciones se suelen denominar procedimientos de operación estándar y describen tanto la rutina de pasos a seguir normalmente como lo que hay que hacer en caso de que ocurra algo excepcional.
·El nivel operativo de dirección se preocupa del análisis de los resultados,
esencialmente respecto de los recursos
consumidos en las transacciones, para tomar decisiones a corto plazo y de
consecuencias limitadas (Se suele trabajar con información procedente del registro de
transacciones cuyas características son:
Es repetitiva
Centrada en el pasado
Con datos originados internamente.
Los datos cuentan con un formato bien estructurado.
Los datos son detallados y precisos.
·El nivel táctico de dirección se suele preocupar de la asignación efectiva de
recursos a medio plazo
para mejorar el rendimiento de la empresa. Habitualmente se concentra en el
análisis de informes de los tipos siguientes

Resúmenes con medidas estadísticas:
De excepciones:
–Esporádicos, que no se habían pedido antes, y que los directivos necesitan
normalmente con rapidez para resolver un problema muy concreto
El manejo de información se centra en la información tanto periódica y rutinaria como excepcional y de necesidad inmediata. Se trabaja con el propósito de descubrir algo nuevo en los datos, no sólo lo evidente, siempre actuando sobre información resumida y de naturaleza comparativa más que descriptiva. Las fuentes de datos son tanto internas como externas
El nivel estratégico de dirección trabaja con plazos largos para acometer la difícil tarea de decidir las líneas maestras que debe seguir la empresa en el futuro. La información que se maneja debe aparecer en un formato muy resumido, con el objetivo de predecir qué será lo mejor para el éxito futuro de la compañía. Se incluye información en formatos muy variables y de las fuentes externas más inesperadas. Las decisiones que se deben tomar en este nivel están poco formalizadas y tienen un fuerte componente subjetivo.
Existen dos grupos principales de flujos de información en la empresa: horizontales (para la coordinación) y verticales (basados en la jerarquía). En consecuencia, los tipos de flujos que cabe distinguir en una organización son los siguientes
1.Flujos verticales ascendentes, de subordinado a superior. Suelen consistir en informes, más o menos formales, sobre resultados de las actividades o de las gestiones y avisos sobre incidencias. Tienen un marcado carácter histórico, de orientación al pasado.
2.Flujos verticales descendentes, de jefe a subordinado. Normalmente se trata de órdenes: decisiones, objetivos que hay que cumplir, planes que se van a implantar, etc. También puede consistir en solicitudes específicas de información para tomar decisiones o controlar el funcionamiento.

Flujos horizontales, entre personas del mismo nivel de autoridad . Frecuentemente, el contenido se suele denominar información de coordinación para poder manejar responsabilidades compartidas Estos flujos constituyen un medio esencial para adaptarse mejor al mercado, por lo que actualmente se trata de fomentar que existan canales horizontales de comunicación ágiles y eficaces en las empresas.
Estos tipos de flujos son los que consideramos formales, ya que aparecen reflejados en los organigramas y en los procedimientos de operación.
Podríamos decir que una empresa típica cuenta con una estructura de SI compuesta por los siguientes subsistemas:
Subsistema de recursos humanos, que se ocupa tanto de la gestión del personal como de la nómina.
Subsistema de gestión contable, tanto para el control interno de la empresa como para hacer frente a las obligaciones legales.
Subsistema de gestión comercial para el control de los clientes y de las ventas.
Subsistema de control de las existencias, o almacén, y del inventario de bienes.
Esta división suele coincidir con las unidades orgánicas o funcionales más habituales en las organizaciones
Recursos humanos
Contabilidad y finanzas
Comercialización y ventas
Producción e ingeniería)
Logística

SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

Quizás el recurso o activo más importante en una empresa es el constituido por el conjunto de personas que la componen, denominado técnicamente recursos humanos Las actividades de gestión relacionadas con el personal de la empresa se basan en dos aspectos principales:
1.La gestión de la información relacionada con la plantilla. Esta
información incluye información personal compuesta de:
Filiación completa:
En muchas empresas se incluyen también datos médicos
Historial laboral: fecha de incorporación; bajas, cumplimiento de horarios, vacaciones, cargos y responsabilidades desempeñadas, departamento, categoría, etc.
Datos relacionados con el salario y los incentivos:
Los sistemas más sofisticados incluyen datos sobre la carrera profesional y el historial formativo de los empleados
2.La ejecución de la nómina. La nómina o relación de pagos salariales se realiza de forma periódica, principalmente mensual.

La gestión de los recursos humanos ejerce sus actividades en todos los niveles de la jerarquía de la empresa: operativo, táctico y estratégico. A nivel operativo se responsabiliza de
·Mantenimiento de datos de los empleados:
·Inventario de cualificaciones de los empleados:
·Inventario de puestos de trabajo existentes en la empresa y de las
condiciones más adecuadas para desempeñarlos.
·Evaluación de los empleados en función de los informes de sus superiores, de la
consecución de los objetivos marcados, etc.
·Generación de los informes que hay que remitir a la administración pública
relacionados con las muchas disposiciones y normas aplicables
·Gestión de las solicitudes de empleo, almacenamiento de currículos, etc. para
cubrir vacantes o ampliaciones de personal.
·Envío al departamento de gestión económica de las instrucciones exactas para
el pago de salarios para cada empleado
En el nivel intermedio de decisiones, el subsistema de gestión de recursos humanos debería dar soporte a las siguientes actividades:
·Análisis y diseño del perfil de persona ideal para cada puesto de trabajo,
para saber qué tipo de persona hay que contratar o qué formación debe
recibir alguien antes de ascender a un cargo.
·Analizar las necesidades de contratación de personal para cubrir los
objetivos de la empresa a medio plazo, generando planes de previsión de
reclutamiento.
·Generar planes para crear incentivos y aplicar beneficios sociales a los
empleados
·Análisis de las necesidades de formación y creación de planes para la mejora
del nivel técnico-profesional de la plantilla.
Los sistemas informáticos que dan soporte a estos subsistemas suelen contar con distintas características para las funciones anteriores:
La nómina se suele realizar mediante aplicaciones de trabajo en lotes (batch)
La gestión del personal requiere algunos tratamientos inmediatos e interactivos
En ambos casos, la información manejada es confidencial o «sensible» debido a sus implicaciones sociales y personales.

SUBSISTEMA DE GESTIÓN COMERCIAL

El propósito principal en todo negocio es vender satisfaciendo las necesidades de clientes.
Las actividades de gestión relacionadas con el trato con los clientes se basan en dos áreas principales:
1.Las propias ventas, lo que incluye: La gestión y el tratamiento de los
pedidos, en el caso de que la venta se realice de esta manera. En cada pedido se debe controlar la forma de pago, determinar con precisión los productos o componentes incluidos y las cantidades que hay que pedir, verificar si la empresa puede aceptar el pedido, comprobar si hay existencias disponibles,
En todas estas gestiones se crean la mayoría de los documentos típicos de la actividad comercial
2. La función de comercialización. La comercialización (también conocida como márketing) implica el análisis de las ventas, de la competencia, de los gustos y demanda de los clientes, etc. para optimizar todos los aspectos que intervienen en la implantación de productos en el mercado. El estudio de la comercialización requiere una contribución de información procedente de muchos departamentos:
Información de ventas, tanto mediante pedidos como ventas directas o distribución, etc., .Información de investigación de mercados: preferencias, situación o tendencia del mercado, etc.
Datos sobre la capacidad financiera de la empresa para acometer campañas
de promoción, diseño de nuevos productos, etc.
La gestión comercial ejerce sus actividades en todos los niveles de la jerarquía de la empresa: operativo, táctico y estratégico. A nivel operativo se responsabiliza de:
Todos los aspectos de apoyo a los vendedores:
Gestión de las carteras de clientes para la localización de los compradores potenciales.
Control de los contactos con los clientes: visitas, preferencias, historial de compras, etc.
Consultas sobre características y disponibilidad de productos.
Información sobre el crédito o la consideración económica de cada cliente.
Facilidades para la gestión de pedidos y facturas o cualquier otro documento comercial
La gestión de la distribución de los productos: control de envíos, recepción,
devoluciones, etc.
En el nivel intermedio de decisiones, el subsistema comercial debería dar soporte alas siguientes actividades
La recogida de información de ventas de cada cliente, de cada zona, de cada
tipo de producto, etc.
El establecimiento de los precios en función de los datos del mercado
mediante simulaciones sobre los modelos estadísticos de las ventas.
Las decisiones sobre la mejor forma de distribuir los productos
Análisis de los competidores para controlar cómo pueden influir sobre la comercialización de los productos
Por último, a nivel estratégico, se trabaja con planes globales de márketing basados en una gran acumulación de datos. Los objetivos básicos de esta actividad consisten en:
Dividir el mercado en segmentos de personas con características o necesidades comunes.
Seleccionar los segmentos a los que la organización desea acceder.
Planificar los productos y los servicios que se deben ofertar para satisfacer las necesidades de dichos clientes.
Predecir las ventas para los distintos productos y segmentos con los que se va a trabajar.
Se inicia el trabajo sólo cuando se acumula un cierto número de órdenes o se cumplen ciertos plazos.

SUBSISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA

La contabilidad es una de las herramientas básicas para la gestión de una empresa a la vez que se trata de una obligación legal. Todas las organizaciones llevan una contabilidad más o menos sofisticada, en función de su tamaño y complejidad.
La gestión económica se debe ocupar, a nivel operativo, de las actividades de contabilidad de toda la empresa siguiendo la legislación correspondiente La gestión contable diaria implica hacer frente a ciertas funciones clásicas: Control de activos fijos.
Gestión de cobros,
Gestión de pagos
Control de inventario, como parte de los activos.
Ejecución de la nómina,
Generación de informes para la dirección y de toda clase de documentos oficiales preceptivos.
La contabilidad se registra manualmente en los libros diario y mayor, realizando los llamados asientos en las cuentas correspondientes en el debe y el haber. cada una de las operaciones elementales de negocio, cuyos resultados en los activos se deben registar en la contabilidad, se denomina transacción.
En el nivel intermedio de decisiones, el subsistema de gestión económica, debería dar soporte a las siguientes actividades para apoyar las decisiones de los directivos:
Gestión y control de presupuestos,
Información sobre el flujo de caja
Control de los planes de gasto de capital
Por último, a nivel estratégico, la alta dirección de la empresa desea obtener previsiones financieras a largo plazo.
Los sistemas informáticos relacionados con la contabilidad suelen apoyarse en el concepto ya conocido de transacciones . Las características bastante rígidas de las operaciones contables hicieron posible que fueran una de las primeras actividades que se automatizaron. la mayoría de las funciones de análisis financieros son realmente complejas.
Requieren simulaciones muyelaboradas, ya que existe una gran incertidumbre sobre los valores que adoptarán los distintos parámetros en el futuro.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE ALMACÉN

El objetivo principal de un sistema de gestión de inventario es el control de las existencias almacenadas.
A nivel operativo este subsistema trabaja en las siguientes actividades relacionadas con el almacenaje:
Las compras de materias primas o componentes
La recepción de las materias primas o componentes,
El envío de los productos fabricados a los clientes que han formalizado un pedido
A nivel táctico, la optimización del almacenamiento requiere la toma de decisiones en función de los datos estadísticos. Por ello, el subsistema debe trabajar con:
La gestión y el control de las materias primas,
La planificación de la capacidad de producción óptima para no saturar el
almacén
Sin embargo, a nivel estratégico, las decisiones de producción a largo plazo provienen más de decisiones estratégicas de la alta dirección general que de análisis específicos de producción. El control de existencias se adapta más bien a las condiciones marcadas por la estrategia general de la empresa.

OTROS SUBSISTEMAS

Evidentemente, existen otros subsistemas básicos, además de los anteriores, para los SI de las empresas. Entre éstos podemos destacar:

Sistemas de automatización de oficinas, también conocidos por el nombre global de ofimática.
Sistemas de producción (CAM/CIM), que incluyen la automatización de fabricación y las ayudas para el diseño y puesta en producción de productos