Planificación Estratégica en el Sector Público: Guía Completa

Planificación Estratégica (PE)

Conceptos Ligados a la Planificación

• Racionalidad
• Conocimiento de la realidad
• Adopción de decisiones

Se planifica para reducir la incertidumbre mediante un mejor reconocimiento de la realidad (diagnóstico) y decidir la forma más adecuada de actuar: qué, cómo, cuándo, dónde y con qué.

Definición: “Planificar es la acción consistente en utilizar un conjunto de procedimientos para introducir mayor racionalidad y organización en actividades articuladas entre sí. Estas actividades, previstas anticipadamente, buscan influir en el curso de determinados acontecimientos para alcanzar una situación deseable, utilizando eficientemente medios y recursos limitados”.

La Planificación como Función Administrativa

La planificación es la base de las demás funciones administrativas. Determina los objetivos y los planes para alcanzarlos, actuando como un modelo teórico para el futuro. Define qué se pretende lograr, qué se debe hacer, cómo, cuándo y en qué orden.

La Planificación como Herramienta

La planificación mejora las posibilidades de alcanzar objetivos al ser un proceso continuo que permite ajustar objetivos, actividades y procedimientos para mejorar la gestión. Transforma la intención en acción, vinculando la toma de decisiones con los valores y objetivos, estableciendo metas mensurables.

La Planificación como Marco de Referencia

La planificación proporciona un marco de referencia direccional que orienta acciones y criterios operacionales:

• Conocimiento de la realidad a través de un diagnóstico.
• Influencia en acontecimientos para cambiar una situación inicial a una deseada (situación objetivo).
• Base para la toma de decisiones racional (elección entre alternativas) que se traducen en actividades para alcanzar metas y objetivos.

Características de la Planificación

1. Proceso permanente y continuo.
2. Orientada hacia el futuro (previsión).
3. Busca la racionalidad en la toma de decisiones.
4. Selección de un curso de acción entre varias alternativas.
5. Enfoque sistemático (abarca la organización como un todo).
6. Proceso repetitivo que forma parte del proceso administrativo.
7. Técnica de asignación de recursos.
8. Técnica cíclica (permite la evaluación y el ajuste).
9. Función administrativa que interactúa con las demás (organización, dirección y control).
10. Técnica de coordinación e integración de actividades.
11. Técnica de cambio e innovación.

Objetivo de la Planificación

• Mitigar la incertidumbre al diseñar acciones presentes para un futuro incierto.
• Mejorar el desempeño en organizaciones complejas.
• Facilitar la gestión de demandas y establecer una misión y objetivos claros.

Ventajas de la Planificación

1. Claridad sobre las actividades, su ejecución y el momento adecuado.
2. Mitigación y gestión de crisis.
3. Establecimiento de prioridades y uso eficiente de recursos.
4. Seguimiento, evaluación y posibilidad de realizar ajustes.

Desventajas o Limitaciones de la Planificación

1. Limitada por la exactitud de la información y los eventos futuros.
2. Costo elevado.
3. Enfoque en el futuro en detrimento del presente.
4. Posible limitación a la iniciativa individual.
5. Posible demora en la toma de decisiones.
6. Exageración de su importancia por parte de los planificadores.
7. Posible complejidad y falta de practicidad.

Niveles de Planificación Institucional

Existen tres niveles de planificación: estratégica, táctica y operativa.

Desafíos de la Planificación

• Cooperación y conflicto entre actores sociales.
• Planificación a largo plazo y continuidad a pesar de los cambios gubernamentales.
• Coordinación multiescalar (global, nacional, subnacional, local).

Estrategia en la Epistemología

“Es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización, estableciendo la secuencia coherente de acciones a realizar”.

“Planes de los directivos para obtener resultados alineados con la misión y objetivos de la organización”.

Pensamiento Estratégico

En un mundo complejo y cambiante, el pensamiento tradicional basado en la repetición histórica no es suficiente. Se requiere flexibilidad, creatividad, innovación, imaginación y reflexión original.

El desafío es pasar del pensamiento tradicional al estratégico a través del conocimiento.

Pensamiento Tradicional (convencional)

Se basa en la linealidad, la repetición y las respuestas previsibles. Intenta forzar la realidad para que se ajuste a esquemas rígidos.

Pensamiento Estratégico

Crea modelos adaptativos para enfrentar situaciones ambiguas y complejas. Se esfuerza por comprender e interpretar el entorno.

Estrategias Realizadas vs. Proyectadas

El mundo real requiere previsión y adaptación. La coincidencia perfecta entre proyectos realizados y la estrategia inicial puede indicar inflexibilidad, mientras que la falta de coincidencia sugiere negligencia. Lo ideal es un equilibrio entre la intención y la adaptación.

Planificación Estratégica

La PE es una herramienta para el diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas. Permite a las organizaciones adaptarse a los cambios y demandas del entorno, mejorando la eficiencia, eficacia y calidad.

Se trata de un proceso dinámico que implica la observación y anticipación de desafíos y oportunidades, tanto internas como externas.

• PE como proceso: Acciones y tareas que involucran a los miembros de la organización en la búsqueda de claridad y estrategias de mejora.
• PE como instrumento: Marco conceptual que orienta la toma de decisiones para implementar cambios necesarios.

La PE no es una solución mágica, sino un proceso para desarrollar una visión de futuro.

Beneficios de la PE

• Aprendizaje.
• Reflexión sobre valores, metas y objetivos.
• Acción, incorporando variables para la ejecución y evaluación.
• Participación y diálogo para la construcción social.
• Construcción de un escenario futuro deseado y consensuado.

¿Por qué Desarrollar un Plan Estratégico?

• Mejora el desempeño institucional.
• Permite enfrentar problemas clave.
• Introduce una gestión moderna en las instituciones públicas.

Aspectos Claves de una PE

• Enfoque en factores críticos de éxito.
• Proceso realista, considerando experiencia, tiempo, compromiso y posibles obstáculos.
• Adaptación del proceso a la organización.
• Selección y adaptación de modelos existentes.

Modelo de Dirección Estratégica

• Diagnóstico: Recopilación de información.
• Planificación estratégica: Definición de objetivos y estrategias.
• Planificación operativa: Puesta en marcha de la estrategia.
• Evaluación: Supervisión del desempeño.

PE vs. PO (Planificación Operativa)

PE en el Sector Público

La PE surge como apoyo a la gestión pública en el contexto de la Nueva Gestión Pública (NPM). Es esencial para identificar prioridades y asignar recursos en un entorno cambiante, buscando una gestión orientada a resultados.

Misión

Describe la razón de ser de la organización, su “quehacer” institucional, los bienes y servicios que ofrece y las funciones que la distinguen. Se define en los niveles más altos de la organización e implica la definición de productos finales y resultados.

Consideraciones para la Misión

• Debe ser amplia, concreta, motivadora y posible.
• No existen reglas estrictas de redacción.
• Debe comunicar la esencia y el quehacer institucional a todos los interesados.

Elementos de una Misión

• Propósito de la organización.
• Productos finales (bienes y servicios).
• Usuarios o beneficiarios.
• Efecto esperado (resultado final) en la población objetivo.

Visión

Define cómo la organización quiere ser percibida en el futuro, los valores que guían su accionar y los estándares de desempeño que se compromete a cumplir. Es importante para que los usuarios y ciudadanos sepan qué esperar de la entidad.

Elementos de una Visión

• Valores de la entidad.
• Percepción deseada en el futuro.
• Estándares de desempeño.

Diferencias entre Misión y Visión

Objetivos Estratégicos

Definen dónde quiere ir la organización y qué resultados espera lograr para cumplir su misión de manera eficiente y eficaz en un plazo determinado (mayor a un año).

Características de los Objetivos Estratégicos

• Vinculación directa con la misión.
• Orientación a resultados esperados.
• Expresión de variables críticas de desempeño (base para indicadores de impacto).
• Instrumento para establecer cursos de acción y recursos necesarios.

Los objetivos estratégicos son la base para los indicadores que miden el avance hacia los resultados. Deben reflejar las transformaciones esperadas en términos de calidad, eficiencia y economía, considerando los indicadores existentes.

Consideraciones para los Objetivos Estratégicos

• Analizar la capacidad de la organización para asumir el desafío antes de comprometerse.
• Realizar un diagnóstico institucional (análisis FODA y mapa de actores) para identificar elementos internos y externos que facilitan o dificultan el logro de los objetivos.

Análisis FODA

Herramienta para conocer el ambiente externo e interno de la organización, identificando elementos que definen su posición estratégica y las brechas institucionales que deben ser abordadas.

Estrategias y Planes de Acción

Las estrategias definen cómo se alcanzarán los objetivos o resultados esperados. Son directrices para elegir acciones, definir planes de acción y establecer prioridades en la asignación de recursos.

Definición de Estrategias

Se requiere haber definido los objetivos estratégicos y el nivel de desempeño esperado (indicadores y metas). Se deben considerar:

• Posición de la institución frente a la competencia.
• Análisis de productos (costo, cobertura, tecnología).
• Análisis de usuarios (satisfacción, cobertura de la demanda).

Planes de Acción

Conjunto de tareas para alcanzar los resultados, cerrando la brecha entre la situación actual y la deseada. Se desarrollan a nivel de unidades o áreas responsables de un producto final, estableciendo los recursos necesarios para la formulación del presupuesto.

Criterios para Evaluar Estrategias

• Viabilidad para el logro del objetivo.
• Análisis de costos y beneficios.
• Impactos positivos o negativos en otros objetivos.
• Importancia del objetivo para el éxito de otros.
• Capacidad de la entidad para implementar la estrategia.
• Tiempo necesario para los cambios.
• Cambios en los procedimientos e impacto en la entidad.
• Pasos y tiempo necesarios para la implementación.

Verificación de Recursos para las Estrategias

• Disponibilidad de presupuesto, personal, capacitación, tecnología, etc.
• Soporte tecnológico adecuado para la información.
• Impacto fiscal y necesidad de recursos adicionales.