Evolución del concepto de Archivo

1º ETAPA. El archivo como instrumento inductivo y funciones:

Al no existir un corpus técnico reconocido, el archivo es definido como un lugar para custodiar.

2º ETAPA. El archivo derivado del concepto patrimonial-administrativo jurídico:

El archivo se define como un instrumento de la administración adquiriendo una función jurídica política de características esenciales en su funcionamiento.

3º ETAPA. El archivo y la cultura histórica:

El archivo queda definido en función de su vinculación a las ciencias históricas. Resulta ser un instrumento historicista utilizado con fines políticas (nacionalistas) y un elemento para el desarrollo de la concepción cientificista en la Historia.

4º ETAPA. La procedencia y la Archivística integral como elementos claves en la definición de archivo:

El archivo queda definido por su metodología y límites, basadas en el principio de procedencia y el complejo entramado especulativo no siendo únicamente un instrumento jurídico administrativo o herramienta histórica, sino una integración de las mismas.

Definición de Archivo

¯ Continente (es el edificio donde se custodia documentos públicos o particulares).
¯ Contenido (es el conjunto de documentos producidos por una persona o una institución).

▪Definiciones

a. Ley de Patrimonio Histórico Español

Ley 16/85, de 29 Junio/Artículo 59, definición de archivo:
Conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos reunidos por las personas jurídicas, públicas o juradas en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la Información y la gestión administrativa.

b. Nuestra definición

Archivo es el Sistema de Información constituido por uno o más sistemas orgánicos de documentos, independientemente de la fecha, forma o soporte material, producidos, recibidos o acumulados naturalmente por cualquier persona -física o jurídica, pública o privada- en el ejercicio de sus funciones, actividades y procedimientos, reunidos, organizados y conservados mediante principios y metodología científica, como garantía de derecho y como fuentes de Información, en depósito gestionado por personal cuantificado, para obtener una gestión de calidad.

Elementos que componen la definición

▪Sistema de Información como premisa: 

entendemos la gestión documental en Archivos como un Sistema integral en el que los documentos son contemplados desde su origen hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, el archivo es uno más de los diferentes subsistemas de Información, y por consiguiente, formando parte de la teoría de los Sistemas integrales.

▪ ¿Qué compone el archivo? 
Se trata de un conjunto orgánico de documentos, que adquieren su verdadero valor en los principios de organicidad (vida del documento, conjunto) y continuidad.
▪ ¿Qué documentos componen el archivo? 
Es válido cualquier tipo de documento, independientemente la fecha, forma o soporte material.
▪ ¿Quién crea, genera o produce un archivo? 
Cualquier persona física o jurídica (entidades). Esto es un individuo, una familia, un organismo público o privado, o una parte de éstos.
▪ ¿Cómo se forma un archivo? 
En el ejercicio natural de las actividades de quién genera el archivo. El resultado son documentos organizados (sujetos a procedimientos y prácticas administrativas). Asimismo, ha de respetarse el principio de respeto a la procedencia de los fondos y a su orden natural.
▪ ¿Cómo se trata la documentación del archivo? 
Mediante los archivos y métodos generales que configuran a la Archivística con legitimidad de saber científico. En este sentido, la recogida de la documentación (preparación activa y recuperación) y su organización y custodia son requisitos indispensables para su finalidad, comunicación y servicio.
▪ ¿Para qué se producen los documentos? 
Para prestar servicio conforme a dos modelos: aportar testimonio y proporciona Información.
▪ ¿Dónde debe conservarse la documentación? 
Evidentemente, debe haber edificios e instalaciones apropiadas, que defendemos de la edad del documento.
▪ ¿Quién debe conservar y dar tratamiento técnico? 
Debe ser un personal cualificado.
▪La gestión de calidad. 
Se trata de urdir un Sistema que origine sin tardanzas ni costes excesivos, información diligente que favorezca la adopción de decisiones, con objeto de conseguir eficacia y precisión. (Al menos coste y con la mayor eficacia)

Unidades materiales del Archivo

FONDO DOCUMENTAL

“Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus componentes”.

•Fondo

“Conjunto de documentos con un mismo origen, agrupados en virtud del principio de respeto a los fondos” (CIA- Consejo Internacional de Archivo).
Elementos:
¯Concreción de la Institución.
¯Conjunto de documentos producidos de una sola procedencia.

SECCIÓN

¯Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo.
¯Están vinculadas a las grandes funciones (o varias funciones de una sola materia de actuación).

SERIE

“Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por una misma norma jurídica y de procedencia”.
¯Vinculadas, por tanto, a las actividades.

Objetivos y funciones de los archivos (TEMA 4)

Tipología de Archivo

Multitud de clasificaciones:

•Según los productores

-Públicos (
archivos administración central, local y autonómica; militares, judiciales, legislativo, etc)
-Privados (
empresas, nobiliarios, personales, eclesiásticos, partidos políticos, fundaciones, etc).

•Según la edad del documento

-Gestión/Corriente/Oficina. 
Documento de primera edad que tiene un alto valor de consulta administrativo. Por tanto, son de carácter administrativo y se corresponden con la edad activa, estos archivos están situados en aquellos sitios donde se genera la documentación).
-Intermedio 
(se divide en dos: archivo central y el intermedio). Documentos de segunda edad. Son de carácter semiadministrativo. Son documentos donde el archivo sigue siendo de consulta pero de menor valor. Corresponden a la etapa semiactiva del documento y normalmente están situados en un archivo centralizado que puede estar o no en el propio lugar donde se genera.
-Histórico. 
Son documentos de tercera edad, son de carácter exclusivamente histórico (son de fuente histórica y de valor histórico). Se corresponde con la etapa semiactiva, donde solo tienen valor secundario. Normalmente, se encuentran en un lugar definitivo, es propio que no estén en el propio lugar sino en otro.

•Según la utilización

-Administrativos. 
 Son aquellos donde los documentos sirven para la administración.
-Históricos. 
Son documentos que sirven para la investigación histórica.
•Hay clasificaciones mal utilizadas, que se utilizan pero que no son archivísticos. Se hacen así por su soporte (cartográfico, audiovisual, fotográfico).

Breve historia de los Archivos

A. Desde la antigüedad hasta finales del Siglo XVII

Aquella etapa que se corresponde con el carácter patrimonial y administrativo. La utilidad de los archivos radicaba en la contabilidad de las cosechas. Las custodias de estos archivos eran los escribanos. Más tarde, en Grecia los archivos ya tenían un lugar el “archeión” (se guardan actas públicas tanto de carácter político como notariales, porque eran actas que sirvieron de garantía a los ciudadanos). Más tarde el concepto de archivo evoluciona y llega a Roma, donde se produce un desarrollo. Existen dos palabras para definirlos- Archivum (como contenido), Tabularium (como lugar).
El concepto de fe pública se desarrolla en Roma y donde se produce diferentes regulaciones de cómo constituir archivos.
Con los pueblos bárbaros decae mucho el concepto de archivo, por tanto, crece el número de documentos, el número de archivos y la prueba oral vuelve a ser verificada frente al documento escrito.
La mayoría de los documentos de esta época se recogen en archivos eclesiástico (conventos, etc). En la Edad Media tendrá un papel primordial la Iglesia. Empiezan a haber un incremento en archivos personales.
A medida que pasa el tiempo el pergamino se cambiará por el papel por lo tanto aumentará el número de archivo.
A partir de siglo de Siglo XII hay un desarrollo importante por el desarrollo de las ciudades, de la burguesía urbana y de las Universidades, y gracias al Derecho Romano.
A partir de la Edad Moderna hay un gran desarrollo de los archivos. Aquí es cuando el concepto de archivo llega a su máximo esplendor y el archivo es muy importante en la formalización de los Estados Modernos.
Por eso es el momento en el que surgen los archivos de Estados (archivo de Simancas -1767-, del Vaticano -1611- ). Después hay una explosión de archivos eclesiásticos.

B. Siglos XVIII Y XXI

Aquí se correspondería con la Segunda concepción (como fuente histórica) de los archivos. El Archivo se ve impulsado en el Siglo XVIII por la Ilustración. Es el momento en el que surgen los archivos de concentración (archivo de Viena, de Indias).
Empiezan a surgir archivos nacionales desde la Revolución Francesa donde empiezan su auge mayor. Empiezan así los archivos a convertirse en instrumentos para todos los ciudadanos.
En el Siglo XIX hay dos fenómenos, el nacionalismo y las desamortizaciones. De ahí que surjan los archivos históricos y los nacionales. En España lo más importante fue el surgimiento del archivo nacional.
Hay una vinculación directa de la diplomática con la Archivística.

C. Siglos XX y XXI

Donde hay una explosión documental donde la administración crea muchos documentos.
Surge por tanto el “record management”. Por otra parte la vinculación de la archivística con las Ciencias de la documentación.