Introducción

Las instituciones sociales han contado con centros especializados en la conservación y organización de documentos, con objeto de permitir el acceso a los conocimientos que tales documentos contienen. Desde la antigüedad existieron bibliotecas y archivos organizados, reservados a los dirigentes y a las personas instruidas. Con el progreso de la organización social, estas bibliotecas y archivos se desarrollaron más. Su actividad se mantuvo centrada en el tratamiento documental hasta el siglo actual.
La época moderna ha llevado consigo un aumento del número de usuarios y su diversificación, y se acrecientan la oferta y la demanda de información, así como las nuevas técnicas de tratamiento.
Surgió una proliferación de organismos especializados en las actividades de información que insisten en otras funciones de la cadena documental: descripción del contenido de los documentos, extracción y tratamiento de los datos, difusión de información. Estos organismos especializados han recibido distintos nombres: centros de documentación, centros de información, bancos de datos.
Los organismos modernos tienden a diferenciarse de los tradicionales.
A causa de la diversidad de nombres y de la variedad de sus actividades, las unidades de información constituyen un conjunto complejo. Se pueden distinguir y clasificar en función de varios criterios.
El criterio se refiere a la rama de actividad sobre la cual ejercen su principal esfuerzo. Coexisten tres ramas:
-La conservación y el suministro de los documentos primarios.
-La descripción del contenido de los documentos y su difusión, así como la indicación de la información y de sus fuentes.
-La respuesta a las consultas concretas utilizando la información disponible, incluida su evaluación y su transformación.
Toda unidad de información debe tener actividades en las tres ramas.
Los otros criterios se aplican al campo en que operan las unidades de información a los tipos de documentos o de fuentes utilizados y al público que se atiende.
Si la unidad de información quiere responder a las necesidades de los usuarios, debe desarrollar una gama diversificada de actividades que supere sus clasificaciones y categorías. Por las condiciones actuales de las actividades de información y de su especialización, las unidades de información dependen cada vez más las unas de las otras en su tarea de brindar a los usuarios todos los servicios que necesitan.

Unidades de información especializadas en documentos primarios

Las unidades de información de los documentos primarios agrupan, organizan, conservan y ponen a disposición de los usuarios cualquier documento. Los usuarios deben buscar lo que necesitan y la descripción de los documentos se limita a identificarlos físicamente y a dar algunas indicaciones, sobre el tema correspondiente.
Estas unidades están abiertas a distintos públicos y practican un modo diferente de comunicación de los documentos según sus status. Su organización comprende una dirección, servicios técnicos y servicios a los usuarios.
Ofrecen un mayor número de servicios, como la reproducción de documentos, la búsqueda retrospectiva y servicios informativos y de orientación. Sirven como sedes para exposiciones, conferencias u otras actividades de tipo cultural.
Los archivos nacionales son organismos estatales encargados de recibir, conservar y mantener a disposición de los usuarios los documentos procedentes de la administración pública nacional y local y, de las empresas públicas, de organismos privados y de particulares. Su funcionamiento se rige por leyes y reglamentos administrativos.
La comunicación de los documentos al público es posible después de un tiempo o cumpliendo condiciones. Los archivos tienen que eliminar los documentos de poca importancia y conservar los otros mediante procedimientos que preserven su origen. Los archivos utilizan el microfilm por razones de espacio y de protección-Claire Guinchat y Michael Menou-. El único soporte que ha demostrado su estabilidad a lo largo de los años, es el microfilm.
Las unidades de información tienen que intervenir a menudo en la clasificación y mantenimiento de los archivos que funcionan en los servicios públicos.
Los archivos de las administraciones «técnicas» tienen siempre gran interés para la información científica y técnica.
Los archivos de organismos se encargan de los documentos internos de tales organismos. Sus reglamentos de funcionamiento y utilización están establecidos, según la importancia que cada organismo conceda a la información.
La división del Programa General de Información ha creado y coordinado un programa internacional destinado a promover el desarrollo de sistemas y servicios modernos de gestión de archivos- RAMP.
Los museos son lugares donde se reúnen objetos que presentan un interés histórico, científico, técnico o artístico. Han dejado de reunir obras para únicamente conservarlas y protegerlas y se han convertido en centros de tratamiento, análisis y difusión de la información, poniendo de moda un medio de difusión de la información: la exposición. Los museos están excluidos del Programa General de Información. El ICOM hace hincapié en la vocación social del museo, en su carácter interdisciplinar en sus modos de comunicación.

BIBLIOTECAS


La biblioteca nacional es un organismo estatal que tiene la misión de adquirir, tratar, conservar y poner a disposición del público ejemplares de todos los documentos publicados en el país y de aquellos que tienen que ver con las actividades nacionales. Está encargada de producir la bibliografía nacional. Las bibliotecas nacionales colaboren en el aspecto técnico, en el organizativo, con las demás bibliotecas del país, sobre las que ejercen un papel rector. La biblioteca nacional tiene departamentos especializados, incluso descentralizados.
Las bibliotecas públicas son establecimientos que dependen del Estado cuyas colecciones están a disposición de los habitantes de las distintas circunscripciones y satisfacen sus necesidades culturales, recreativas o prácticas. Pueden tener sucursales en los barrios de las ciudades o en los distintos núcleos rurales. Estas bibliotecas tienen secciones especializadas de acuerdo con la categoría de sus lectores. En los países en desarrollo, puede ser un factor importante para dicho desarrollo, para el mantenimiento de la alfabetización y una fuente indispensable de información inclusive técnica, en zonas en que no existe otra infraestructura.
Algunos países tienen bibliotecas rurales. Facilita la administración, pues sólo tiene en cuenta las necesidades y las características de la categoría que le concierne en cada caso.
Las bibliotecas centrales de préstamo son bibliotecas públicas que garantizan los préstamos de los documentos en zonas que no están atendidas por una biblioteca local. Disponen de colecciones importantes y desempeñan la función de biblioteca pública en la región correspondiente. Los préstamos se realizan en forma centralizada por correspondencia, o mediante servicios intermitentes, o por medio de una biblioteca circulante, que consiste en un vehículo equipado que lleva los documentos a los distintos lugares.
En países en desarrollo, las bibliotecas circulantes constituyen una base del conjunto de actividades informativas, comprendidas las actividades científicas y técnicas, cuando falta una infraestructura, sobre todo en el medio rural.
Las bibliotecas universitarias dependen de las universidades y de otros establecimientos de enseñanza superior. Disponen de fondos importantes, pero sus colecciones son académicas, especializadas y completas en las diversas disciplinas científicas y técnicas que se imparten. Prestan servicio a estudiantes y profesores, pero a veces dan acceso al público, por lo menos para la búsqueda de referencias y la consulta en sus salas de lectura.
Existe en las universidades una biblioteca única, organizada por secciones o una biblioteca central y bibliotecas especializadas para los distintos departamentos o facultades.
Las bibliotecas de investigación, tienen colecciones científicas muy especializadas y prestan servicio a institutos o a grupos de investigadores. Se hallan también, en organismos de investigación que no pertenecen a la universidad y constituyen un tipo de biblioteca especializada.
En las escuelas primarias y secundarias existen las bibliotecas escolares para consulta de los alumnos, profesores y empleados. Sus colecciones de libros deben reforzar sus estudios, pero también para su recreo. Tienden a convertirse en un instrumento de trabajo e información sobre los temas más variados. Desempeñan un papel en el aprendizaje de las técnicas de información.
Las bibliotecas especializadas presentan distintas formas, según el tipo de especialización. Algunas sólo cubren una disciplina y están abiertas al público en general. Otras manejan los documentos administrativos, las patentes, las normas, etc. Pueden aceptar a cualquier público. Existen otras, que sólo atienden a cierta categoría de usuarios, generalmente los miembros del organismo del cual dependen o a personas autorizadas.
Para atender las necesidades de los usuarios realizan una actividad documental o de información.
Las bibliotecas de un organismo o una empresa, o bibliotecas privadas, colectividad pequeña y están reservadas a la consulta exclusiva de sus miembros. Pueden cumplir una finalidad recreativa o profesional, y sus servicios son muy versátiles de acuerdo con las circunstancias.
Las mediatecas son las unidades de información encargadas de los documentos audiovisuales. Se clasifican en: a) fototecas para las imágenes fijas; b) filmotecas para las películas; c) videotecas para las grabaciones de vídeos; d) hemerotecas para los carteles, folletos, etc.; e) cartotecas para mapas y planos; f) fonotecas para las grabaciones sonoras.
Se da el nombre de «politeca» al conjunto formado por una biblioteca y una mediateca.