La Importancia de una Comunicación Oral Efectiva

Como instructor, gran parte de su eficacia al transmitir un mensaje se medirá por su habilidad para hablar con claridad y convicción. Se espera que los hombres y mujeres que ejercen como instructores sean sumamente competentes en presentar sus ideas, en dar instrucciones y en explicar procedimientos. De hecho, ser un eficaz comunicador generalmente se considera un elemento esencial de las habilidades de un buen instructor. La información que usted comunica como instructor suele ser de suma importancia para los capacitandos y para el funcionamiento general de la institución. La forma en que usted explique los procedimientos o imparta instrucciones puede establecer la diferencia entre que un empleado sea un individuo productivo o frustrado. A veces, la información clara que usted imparta puede establecer la diferencia entre la seguridad o inseguridad con que el personal realice una tarea, trabaje eficiente o ineficientemente, o haga las cosas en forma correcta o incorrecta. La forma en que usted presente una idea, por muy brillante que ésta sea, puede afectar a sus auditores haciendo que éstos lo escuchen o no. El modo en que usted interprete y transmita información sobre las políticas de la empresa u organismo y sobre sus valores y procedimientos, incide significativamente sobre la forma en que el personal superior o los subordinados desarrollan sus percepciones y sus compromisos con la empresa. El comunicar con claridad – «hacer comprender el mensaje»– no es una habilidad congénita; la gente no nace con ella, sino que la desarrolla mediante la planificación y la práctica.

Elementos Esenciales en la Transmisión de un Mensaje

Formule la finalidad y el tema principal de su mensaje al comienzo. Esto alienta a los receptores (oyentes) a concentrarse en su información y a ser más receptivos, ya que no se distraerán tratando de adivinar qué es lo que usted quiere decir, sino que estarán mentalmente preparados para seguirlo, a medida que desarrolla el tema. Exponer el tema principal al comienzo, capta la atención del auditorio y le ayuda a recordar la parte más importante de su mensaje. El uso de frases introductorias, tales como las siguientes, ayuda a expresar claramente el propósito al comienzo:

  • Mi propósito es hablarles sobre…
  • Es importante que examinemos juntos…

Principios y métodos de capacitación

  • El tema que les quiero exponer hoy se refiere a…
  • Como resultado de las nuevas políticas adoptadas, deberían saber que…

Después de haber expuesto el punto principal, éste se puede recalcar con expresiones tales como:

  • Ahora bien, esto de hecho significa que…
  • Dicho de otro modo, esto significa…
  • Pueden esperar que lo próximo que ocurra sea…
  • Mi preocupación principal sobre esta propuesta es…
  • El punto que quisiera recalcar es que…

Refuerce su Tema Principal con Argumentos Complementarios

Las explicaciones, instrucciones o ideas que usted exponga serán más convincentes si las refuerza con hechos u observaciones claros. Su objetivo es ganarse el respeto y la credibilidad de su auditorio y que éste adquiera una visión profunda de todos los aspectos del mensaje que les está comunicando.

Las directrices siguientes harán que la transmisión de su mensaje sea efectiva:

  • Utilice un lenguaje sencillo. Evite la jerga técnica, a menos que esté seguro de que todos la comprenden.
  • Sus explicaciones deben ser cortas, para que la gente no se aburra. No los abrume con detalles innecesarios (esto se denomina «recargar» el mensaje).
  • Seleccione razonamientos que sean familiares para su auditorio y para el tema.
  • Haga que sus explicaciones sean lo más pintorescas posible, utilizando ejemplos que vengan bien al caso.
  • Enumere primero todos los puntos principales; luego vuelva a cada uno, desarrollándolo en mayor detalle.
  • En lo posible, utilice ayudas visuales para ilustrar sus puntos.

Compruebe si su Mensaje fue Comprendido

Usted debe comprobar si su mensaje fue comprendido. Al hacerlo, tal vez repare en algunas opiniones de sus alumnos que no captó durante el desarrollo del tema, o descubra algunas comprensiones erróneas que deben rectificarse sin tardanza. Por lo demás, este ejercicio suele contribuir a que los oyentes se sientan partícipes, ya que se les está consultando. Sus respuestas pueden revelar algunos problemas que usted no había detectado. La mejor forma de comprobar consiste en hacer preguntas. Por ejemplo:

  • ¿Alguien quiere volver a formular los pasos del nuevo procedimiento?
  • ¿Qué piensan sobre…?
  • ¿Qué efecto creen ustedes que tendrá la nueva disposición?
  • ¿Hay alguien en desacuerdo con lo que se está proponiendo?
  • ¿Cuáles de los puntos que les he presentado estiman ustedes que es el más importante?