Gestión Documental

Es fundamental comprender el valor intrínseco de los documentos, discerniendo cuáles deben conservarse y cuáles pueden ser eliminados de manera segura y justificada.

1. Identificación

El objetivo principal de la identificación es investigar las categorías administrativas y archivísticas que conforman la estructura de un fondo documental. Para llevar a cabo una correcta identificación, es esencial conocer la entidad o persona que genera la documentación.

2. Valoración

La valoración es una de las tareas más complejas y cruciales que debe realizar un archivero. Implica un análisis exhaustivo y una selección meticulosa para establecer los plazos de transferencia, la conservación a largo plazo y el acceso adecuado a las series documentales. La valoración influye directamente en el momento en que la documentación será transferida.

Existen dos tipos principales de valoración:

a) Valoración en Archivos Centrales

Esta valoración se centra en determinar los valores primarios de la documentación. Es realizada por el archivero, en colaboración con los productores de la documentación.

El objetivo principal es delimitar los plazos de transferencia y determinar la prescripción administrativa y legal de los documentos (es decir, si poseen valor administrativo –lo que impide su transferencia– o valor legal). En esta etapa, no se considera la eliminación de la documentación, ya que se trata de la primera valoración.

b) Valoración en Archivos Intermedios

En esta etapa, se evalúa si la documentación adquiere o no un valor secundario. La valoración es realizada por una comisión integrada por archiveros, productores de la documentación, investigadores (historiadores) y representantes del Archivo Central.

Esta colaboración debe culminar con la elaboración de un cuadro o calendario de selección y eliminación, que especifique las series documentales y los plazos establecidos para su posible eliminación.

3. Selección

La selección y eliminación de documentos se hacen necesarias debido a diversos factores:

  • El volumen creciente de la masa documental.
  • La necesidad de facilitar la accesibilidad a los documentos (lo que implica reducir su cantidad).
  • La limitación de espacio para almacenar la documentación.

Por lo tanto, es fundamental encontrar un equilibrio entre los documentos que serán utilizados en el futuro y aquellos que puedan ser relevantes para la investigación.

La selección documental es un proceso intelectual y material que implica la localización de la documentación que será conservada o eliminada, de acuerdo con los plazos y criterios establecidos durante la valoración.

Existen diversos criterios para llevar a cabo la selección de documentos:

  1. Conservación total de la documentación.
  2. Eliminación total (aplicable a copias, borradores, etc., que no requieren conservación).
  3. Conservación o eliminación parcial, también conocida como “muestreo”. Esta operación implica seleccionar y conservar de forma definitiva una parte representativa de la totalidad de la documentación.

Existen diferentes tipos de muestreos:

a) Muestreo Ejemplo (Pieza a Pieza)

Este método implica la revisión individual de cada documento para dejar constancia de cada una de las prácticas documentales. Para llevar a cabo este muestreo, es necesario revisar una a una cada una de las series.

b) Muestreo Cualitativo

En este tipo de muestreo, se conservan aquellos documentos que se consideran más importantes dentro de un conjunto documental. El criterio empleado puede ser intrínseco o extrínseco, según la naturaleza de la valoración.

  • Intrínseco: Se establece un criterio a priori para determinar si la documentación se elimina o se conserva (ej., expedientes judiciales).
  • Extrínseco: Es un método más mecánico, con diferentes variantes:
  1. Alfabético: Se aplica a expedientes que contienen datos de carácter personal (ej., expedientes de ayuda agrícola que comienzan con la letra C).
  2. Cronológico: Consiste en conservar la documentación de determinados años (ej., una representación de cada año). El problema es que la información puede ser extrapolada a los años no seleccionados, generando discontinuidad.
  3. Topográfico: El criterio se basa en la elección de áreas geográficas cuya documentación se conserva en su totalidad. Este método se aplica a servicios periféricos.

Lo más común es utilizar un muestreo combinado, que integre varios de estos criterios.

c) Muestreo Aleatorio

Este método solo puede utilizarse en series muy homogéneas, donde cualquier documento seleccionado sea representativo de lo que se elimina. La ventaja principal es su objetividad, ya que la selección no depende del archivero, sino del azar.

d) Muestreo Sistemático

Este método solo es aplicable a series homogéneas y se basa en la progresión aritmética de un número aleatorio, elegido en función del tamaño de la muestra a seleccionar.

En conclusión, ningún sistema de muestreo es perfecto. La solución más adecuada suele ser la combinación de varios criterios.

El muestreo solo debe emplearse en series grandes y homogéneas. El tamaño de la muestra será inversamente proporcional a la homogeneidad de la serie.

4. Eliminación o Expurgo

La eliminación de documentos puede presentar desafíos. Aunque la legislación específica es limitada, existe una metodología establecida para llevar a cabo este proceso de manera adecuada.

  1. Es fundamental dejar constancia de todos los documentos que se eliminan. Para ello, se elaboran listas o ficheros de expurgos, que incluyen la descripción de los documentos eliminados, la fecha de la documentación y la fecha de eliminación.
  2. Se debe elaborar un cuadro de expurgo, que especifique las series documentales que serán eliminadas (las series eliminables).
  3. Es útil mantener un fichero cronológico para identificar qué documentación corresponde eliminar en una fecha determinada.
  4. Además, el archivero debe levantar un acta para cada eliminación, especificando la documentación que se va a eliminar.

Diferentes procedimientos para eliminar documentación:

  • Antes de llevar la documentación a la sala de eliminación, es aconsejable someterla a un proceso de limpieza para facilitar su posible reciclaje.
  • La incineración en cámaras especiales se ha dejado de utilizar debido a la contaminación que genera.
  • Los procedimientos químicos son costosos y tóxicos para el medio ambiente, por lo que su uso es limitado.
  • La destrucción de documentación mediante maquinaria es un método común y eficaz.