1. Tipología Documental

1. Características semejantes que dan lugar a una información similar.
2. Derivan de las actividades.
3. Denominaciones y reglamentaciones de la época (se sigue la terminología de la época).
4. Necesidad de la identificación (es muy útil para el inventario).
5. TIPOS DOCUMENTALES MÁS FRECUENTES
1-Acta: es una relación de lo tratado, acordado o sucedido en una Junta.
¯Actas Notariales. Relación fehaciente de un hecho, que da fe de algo.
2-Acuerdo: es una decisión tomada en una Junta en una asamblea. Normalmente, todas las actas terminan con un acuerdo.
3-Albalá: documento en papel por el que el Rey concedía un privilegio. Normalmente va encabezado con la expresión “Yo el Rey” o “Nos el Rey”.
4-Alegación: es un documento en el que se exponen determinadas cosas, medios para fundar en el una petición (Reclamación de Beca).
5-Billete: son documentos que aparecen en tiras de papel en el que consta una disposición real. Van siempre rubricados por el Rey.
6-Cargareme: documento de gestión económica en el que se recoge un procedimiento de ingreso en metálico.
7-Livramento: documento de gestión económica en el que se recoge un procedimiento de pago.
8-Carta: despacho o comunicación entre la administración y los particulares. Es un documento genérico.
9-Cédula Real: es un despacho o comunicación expedida por el Rey a instancia de parte concediendo alguna gracia o resolviendo algún asunto. Existen multitud de cédulas. Siempre van firmadas por el Rey.
¯Instancia de parte. Procedimiento que lo inicia un particular.
¯Instancia de Oficio. Procedimiento que lo inicia la institución.
10-Certificado: documento por el cual se da fe o se acredita de la realización de cualquier hecho jurídico o administrativo.
11-Comisión: es una orden o una facultad que una persona o institución da por escrito a otra persona para que haga algo en su nombre.
12-Despacho: es una comunicación que intercambia el Gobierno con sus representantes diplomáticos.
13-Dictamen: es una opinión o un juicio que se forma o se emite sobre algo. Normalmente lo solicita una institución superior a otra entidad oficial. No es decisorio pero si es vinculante.
14-Edito: es un mandato publicado por una autoridad y que se expone en lugares públicos.
15-Instancia: es una solicitud o una petición a algo de lo que se cree que se tiene derecho.
16-Licencia: es un documento por el cual una institución pide permiso o facultad a otra para alguna cosa.
17-Memoria: es una selección de los hechos de un organismo o de una dependencia a lo largo de un tiempo. Suelen ser anuales.
18-Notificación: es un documento a través del cual una administración hace saber a un particular lo que se le ha resuelto.
19-Oficio: son comunicaciones escritas referentes a asuntos públicos. Normalmente es una publicación entre dos autoridades que tienen carácter oficial. Se distinguen fácilmente por el membrete arriba, un gran margen a la izquierda y el destinatario aparece abajo y en la parte derecha.
20-Parte: es un escrito normalmente breve que se envía a una persona o a una institución y que suele ser de carácter urgente.
21-Pragmática: es un documento real que contienen una Ley o una orden de carácter general. Son de obligado cumplimiento en todo el reino.
22-Reales Provisiones: es un documento real que aparece a finales del Siglo XIII y es un documento más utilizado por la administración Castellana. Comienzan por el nombre “el Rey” y todos sus títulos-
23-Real Orden: es un documento borbónico. Nace en el Siglo XVIII con las reformas borbónicas con las secretarias. Las disposiciones que dictaban las secretarias de despachos de los borbones los expedían en nombre del Rey. También se les puede llamar “Real Orden Comunicaciones”.
24-Recurso: es una acción que concede la Ley a un interesado que tiene por finalidad ir contra una resolución anterior. Se pone a la misma persona que ha resuelto negativo frente a una institución superior.
25-Resolución: es un fallo o una decisión de una autoridad gubernativa.
26- Título: documentos de los que se derivan unos derechos.

2. Documentación Administrativa

2.1. Los Documentos. Tipos Documentales

•Documentos de Decisión (contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia) —-RESOLUCIONES, ACUERDOS.
•Documentos de Trasmisión (comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades) —— COMUNICACIONES, NOTIFICACIONES, PUBLICACIONES.
•Documentación de Constancia (contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos) —–ACTAS, CERTIFICADOS, CERTIFICACIONES ACTOS PRESUNTOS.
•Documentos de Juicio (contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o derecho que sean objetos de un procedimiento administrativo—–INFORMES.
•Documentos de los Ciudadanos (el instrumento por el que el ciudadano no se relaciona con la actividad de las Administraciones públicas——SOLICITUDES, DENUNCIAS, ALEGACIONES, RECURSOS.
Los análisis de tipos de documentos (en sus caracteres externos y estructurales) son fundamentales para racionalizar la gestión de expedientes por parte de la Administración y por ende, para el tratamiento de las series.

3. El concepto de Expediente Administrativo

¯ El término Expediente administrativo procede de verbo latino “expediré”= el que resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia.
¯ Se trata de documento principal de la Administración, dicho de otro modo, constituye la piedra angular de la actuación administrativa.
¯ Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como: “el conjunto ordenado de documento y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolución Administrativa, así como las diligencias encaminado a ejecutarla”.
¯Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es: “unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánico y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
¯ ¿Cómo se forman los expedientes? Mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y además diligencias que deben integrarlos, y sus útiles serán rubricados y foliados por los funcionarios encargados de su tramitación.
Partes de un Expediente:
1- Los Documentos: que se producen e se insertan de manera sucesiva, como eslabones de una misma cadena, en el trascurso de la tramitación.
•Están unidas por la relación causa-efectos, de ahí que deban ser ordenadas de acuerdo a este ritmo.
•Desde el punto de vista de su tradición y contenido, podemos diferenciar distintos tipos de documentos.
2-La carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos. Pueden soportar información como:
¯Nombre de la oficina que lo ha tramitado
¯Fecha de iniciación y finalización
¯Resumen del asunto
¯Número de documentos
¯Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de serie
¯Signatura de la instalación
3-El extracto o resumen: sintetiza el contenido.
4-La relación de contenido: breve descripción de cada documento con su fecha y número de orden. Así conocemos fácilmente la tramitación seguida y localizamos los documentos más importantes.
▪TRAMITACIÓN
1. Iniciación
¯ De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, mediantes petición razonado o por denuncia.
¯ Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde afuera, mediantes solicitud razonada.
2. Procedimiento
Los interesados en cualquier momento del procedimiento van produciendo y recibiendo documentación hasta que finaliza.
3. Finalización
¯ Por RESOLUCIÓN: mediante decisión motivada del órgano que le compete. En ningún caso el silencio administrativo finaliza un expediente. 
¯ Por DESISTIMIENTO: del interesado en el caso de que el haya indicado el expediente con una solicitud.
¯ Por RESUMEN: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando no esté prohibido por la Ley.
¯ Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen término de vencimiento que cierra el expediente.
4. Ejecución
La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazas definidas según el tipo de procedimientos.
6. El Ciclo Vital de los Documentos
•Los valores del documento archivístico
¯Valor Primario/Activo: cuando es administrativo, son útiles para la administración y para los procedimientos abiertos.
¯Valor Secundario/ Inactivo: aquellos que ya no sirven para la administración sino para la investigación. Se encuentran ubicados en los archivos históricos.
•La Teoría de las Tres Edades
¯1º Edad: archivos de oficinas y valor activo.
¯2º Edad: archivos intermedios y valor semiactivo.
¯3º Edad: archivos históricos y valor inactivo.
•La hipótesis de las Cuatro Edades del documento
El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases, pero en España se ha añadido una más a las tres tradicionales: Oficina, Central, Intermedio, Histórico.